Wejdźpewniej w ten rok i zaplanuj budżet cateringowy (jubileusz, konferencja, piknik, event firmowy)
Nowy rok daje nowe możliwości każdej firmie. Pozwala na planowanie budżetu w podstawowych kwestiach, takich jak firmowe płace czy bieżące wydatki. Jednak zawsze pozostaje przestrzeń na coś jeszcze – budżet marketingowy na szczególne wydarzenia. Jubileusz firmy, piknik firmowy czy wigilia firmowa to przykłady eventów istotnych z punktu widzenia firmy. Dlaczego? Bo informują o jej statusie, a także budują silne więzy pomiędzy firmą, a pracownikami, kontrahentami czy klientami.
Czy warto inwestować w branżowe eventy?
Zacznijmy od tego, czy warto w budżetowaniu przewidzieć miejsce na firmowe eventy? Odpowiedź jest tylko jedna – jak najbardziej, a zwłaszcza w dobie geopolitycznego kryzysu. Dobre planowanie pozwala mieć z takiego wydarzenia nie tylko wymierne korzyści, ale także oszczędności. To dzięki takim wydarzeniom możemy odpowiednio podziękować dotychczasowym kontrahentom i budować ich dalszą lojalność.
Budżet eventowy – jak go zaplanować?
Zakładając, że w firmie planowanie budżetu cateringowego niemal zawsze spoczywa na szefie (który ma mnóstwo dodatkowych zadań do zrealizowania), warto jest czynić to krok po kroku.
Na samym początku:
- Skup się na tym, jaka ilość firmowych eventów jest przewidziana w planie rocznym.
- Weź pod uwagę, w jakim odstępie czasu mają się one odbyć. Pozwoli to zaplanować je w takich odstępach czasowych, aby zbytnio nie nadszarpnąć budżetu firmy.
- Określ charakter poszczególnych wydarzeń w firmie oraz planowaną liczbę uczestników. Specyfika wydarzenia, jego rozmiar i miejsce jego organizacji wytyczają pozostałe punkty planowania. Inaczej będzie wyglądało planowanie imprezy np. w zabytkowym wnętrzu, w którym zarówno przestrzeń organizacji, jak i same możliwości cateringowe są ograniczone, a inaczej w przypadku np. pikniku firmowego w plenerze, który daje więcej organizacyjnej swobody.
- Ustal menu: ilość dań oraz zestawów, rodzaj kuchni (tradycyjna polska, czy smaki nieznane, będące wyzwaniem dla degustujących je gości).
- Wygospodaruj budżet na dodatkowe atrakcje, takie jak np. dmuchańce, animatorzy, mobilne kasyno, fotobudka, czy barmani wraz z pokazami.
- Stwórz tabelę z wytycznymi na poszczególne wydatki i rozpisz je szczegółowo. Dzięki temu będzie można dostrzec miejsca ewentualnych dodatkowych opcji lub zmian i na bieżąco je korygować.
- Dzięki tabeli, czy też mapie budżetowej Twojego eventu będziesz mógł dostrzec możliwe oszczędności i wcielić je w życie.
Branżowe eventy – jak się do nich przygotować?
Choć jubileusz, konferencja, piknik czy event firmowy to różniące się między sobą wydarzenia, to organizacja każdego z nich jest niemałym przedsięwzięciem. Każdy z tych eventów ma swoją specyfikę, ale częścią wspólną ich wszystkich jest niezaprzeczalnie odpowiedni catering.
Warto jest rozeznać teren i wyszukać firmy, które zajmują się tego typu usługami. Jednak przy wykonywaniu researchu należy porównać nie tylko koszty organizacji czy możliwości, jakie dają (menu, zastawa, sprzęt). Niezwykle ważne są też kontakty z innymi podwykonawcami. Dlaczego? Bo tylko bazując na sprawdzonej siatce podwykonawców, jesteśmy pewni, że wszystko zostanie dograne w jednym miejscu i czasie.
Jak wybrać odpowiednią obsługę?
Wybór odpowiedniej firmy na organizację eventu firmowego jest spory. Czyniąc research w internecie, często można kierować się ofertą, podejściem do klienta, opiniami innych, a także szczegółami takimi, jak menu czy oprawa.
Większość firm zabezpiecza głównie sam catering na dane wydarzenie firmowe. A co z całą resztą — wyborem miejsca, obsługą kelnerską, sprzętem audio/video, muzyką czy nawet posprzątaniem po całej imprezie, o które każdy organizator się martwi?
Te wszystkie organizacyjne zawiłości powodują, że chciałoby się oddelegować te profesjonalne przygotowania. Zatem mieć z głowy planowanie, wybór najlepszych opcji (biorąc pod uwagę budżet firmowy) czy nie musieć się martwić tym, że kwiaty nie przyjadą na czas lub kelnerzy nie zabezpieczą eventu…
Catering Arts – profesjonaliści z doświadczeniem
Biorąc to wszystko pod uwagę, idealnym rozwiązaniem będzie zlecenie planowania eventu firmowego profesjonalistom. Jeśli więc podejdą kompleksowo do projektowania i realizacji, to nie pozostanie nic innego, jak spokojnie czekać na „ten” dzień i z entuzjazmem go przeżywać. W Catering Arts jesteśmy właśnie profesjonalistami w swoim fachu.
Specjalizujemy się w kompleksowych usługach cateringowych – od cateringu, przez miejsce, jego wystrój czy oprawę muzyczną. Co więcej – dogrywamy wszystkich podwykonawców w ramach tylko jednej umowy, co sprawia, że ani organizacyjnie, ani formalnie nie można zaznać żadnych problemów.
Jesteśmy też głównym partnerem cateringowym w takich miejscach jak hala Arena Gliwice, sieć kin Mulitkino na Górnym Śląsku, Fabryka Pełna Życia czy strefa eventowa w Legendii Śląskim Wesołym Miasteczku.
—
Jak widać i planowanie budżetu eventowego i organizacja samego eventu nie musi być wcale taka trudna. Zatem wchodząc w nowy rok, zadbaj o rozplanowanie wszystkich, istotnych z punktu firmy wydarzeń, nadaj im myśl przewodnią i ze spokojem zleć ich wykonanie profesjonalistom.
Skonsultuj event