Jakzorganizować imprezę firmową w plenerze? Pomysły, organizacja, catering

Impreza w plenerze to świetny pomysł na niebanalne wydarzenie, które na długi czas zapadnie w pamięci Twoich pracowników. Jednak organizacja takiego przedsięwzięcia nie jest łatwym zadaniem. Podpowiadamy, jak zaplanować podstawowe kwestie.

Impreza w plenerze – pomysły

W plenerze można zorganizować zarówno jednodniową imprezę integracyjną (np. piknik), jak i warsztaty, szkolenia czy wewnętrzne konferencje. Wszystko to tak naprawdę kwestia organizacji oraz przygotowania się na każde warunki pogodowe (nie tylko deszcz bywa problematyczny, ale również palące słońce).

Od razu można też pomyśleć o tematycznym evencie plenerowym. W tym wypadku świetnie sprawdzają się klimaty boho, śródziemnomorskie czy hawajskie. Dodatkowo takie urozmaicenie spotkania sprawia, że atmosfera od razu staje się swobodniejsza.

Oprócz tego można zaplanować dodatkowe atrakcje. Sprawdzone pomysły to m.in.:

• grill (to wręcz punkt obowiązkowy podczas imprez na dworze);
• bar z przeszkoloną obsługą;
• muzyka na żywo lub DJ;
• pokaz sztucznych ogni;
• plenerowe gry integracyjne (np. bieg na orientację, tor przeszkód, grupowe konkursy).

Jeśli na wydarzenie zapraszani są pracownicy z rodzinami, a to zdarza się coraz częściej, warto zapewnić też zabawy dla najmłodszych, takie jak dmuchańce oraz gry z animatorem.

Impreza w plenerze – jak zorganizować?

Gdy masz już wstępną koncepcję, czas zabrać się za organizację. Zacznij od określenia budżetu, który uwzględni wynajem terenu, dekoracje, catering oraz atrakcje.

Następnie wybierz termin oraz lokalizację. Polecamy, aby tego typu wydarzenia ograniczyć do b, gdy pogoda jest pewniejsza. Miejsce, w którym wszystko się odbywa, nie może być zbyt mocno oddalone od miasta. Ważne są tu dwie kwestie:

• dojazd, który powinien być łatwy nawet dla osób niezmotoryzowanych (w innym wypadku należałoby dodatkowo zapewnić transport w obie strony);
• dostęp do bieżącej wody, źródeł prądu.

Kolejnym punktem do odhaczenia na liście jest zaplanowanie menu. Podstawą mogą być potrawy z grilla, zarówno mięsne, jak i wegetariańskie. Ponadto warto zapewnić świeże sałatki, dostęp do pieczywa, a także kilka rodzajów przekąsek. Jednocześnie należy pamiętać o tym, aby jadłospis uwzględniał dania wegetariańskie, wegańskie bezglutenowe oraz bez nabiału. Można wcześniej przeprowadzić ankietę wśród pracowników, aby dowiedzieć się, jakie występują u nich ograniczenia spożywcze.

Najłatwiejsza część za Tobą. Teraz trzeba zorganizować podstawowe wyposażenie:

• namioty na wypadek deszczu lub palącego słońca;
• stoły i krzesła;
• zastawę stołową;
• nagłośnienie;
• oświetlenie;
• grill;
• bar;
• akcesoria niezbędne do przygotowania zaplanowanych atrakcji.

Oprócz tego trzeba znaleźć firmę cateringową, która oprócz jedzenia, zapewnia również obsługę kucharską, barmańską oraz kelnerską.

Ze względu na logistykę takich wydarzeń, najlepszym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy zajmującej się organizacją imprez plenerowych, która posiada odpowiednie zaplecze oraz współpracuje z różnymi dostawcami. To nie tylko oszczędność czasu, ale często również pieniędzy, ponieważ samo wypożyczenie podstawowego wyposażenia może okazać się niemałym wydatkiem.