Cateringna imprezę jubileuszową w Arenie Gliwice
Impreza jubileuszowa to nie lada wyzwanie. Aby była właściwie zapamiętana, musi być też odpowiednio zaplanowana.
W grę wchodzi wszystko: miejsce, które pomieści sporą ilość osób, menu, aranżacja wnętrza czy dodatkowe atrakcje. Z tym wszystkim właśnie się zmierzyliśmy, organizując nasz własny jubileusz jak z marzeń.
Jeśli i Ty stoisz przed podobnym wyzwaniem – zgłoś się do nas. Kompleksowo zaopiekujemy się Twoim eventem – od menu, przez miejsce, aż po dodatki i znakomitą obsługę.
Firma: Catering Arts
Usługa: Impreza jubileuszowa
Miejsce: Arena Gliwice
Wyzwania:
⚫ duża ilość gości
⚫ znalezienie odpowiedniego konferansjera
⚫ znalezienie odpowiedniego terminu
⚫ odpowiednie rozreklamowanie wydarzenia
Zakres usług:
⚫ przygotowanie menu
⚫ wybór miejsca
⚫ wybór oprawy muzycznej (DJ)
⚫ wybór konferansjera
⚫ zapewnienie odpowiedniego zaplecza technicznego (nagłośnienie, oświetlenie, scena, telebim)
⚫ zapewnienie dodatkowych atrakcji (kasyno, fotobudka)
⚫ przygotowanie materiałów reklamowych (zaproszenia, menu, winietki, rollupy, ścianka)
Nasze rozwiązanie
MIEJSCE I TERMIN
Organizację wydarzenia zaczęliśmy oczywiście od wybrania terminu i miejsca. Wybór miejsca był wręcz oczywisty ze względu na nasze partnerstwo z Areną Gliwice, jednak znalezienie dogodnego terminu dla nas i dla obiektu nie było już takie łatwe.
Tę kwestię ustalaliśmy ponad 2 miesiące wcześniej. Dlatego, gdy jesteś już zdecydowany na tego typu event, to najlepiej równolegle bookować:
⚫ miejsce
⚫ termin
⚫ catering.
Terminem naszego wydarzenia stał się piątek. Dlaczego? Ponieważ z doświadczenia naszych Klientów zaobserwowaliśmy, że jest to najlepszy dzień tygodnia na taki event. Ani to środek weekendu, ani środek tygodnia. Po prostu – największa szansa na dobrą frekwencję.
Co przyniosły statystyki organizacyjne nasze i naszych Klientów?
⚫ zaproszenia telefoniczne potwierdza ok 70% zaproszonych Gości
⚫ zaproszenia mailowe potwierdza ok 30% zaproszonych Gości
⚫ zawsze ok. 10-15% nie przychodzi, nawet bez powiadamiania.
Dlatego zadbaliśmy o odpowiednie materiały reklamowe – w tym personalizowane, drukowane zaproszenia.
PODWYKONAWCY
Gdy już wybraliśmy miejsce, termin oraz catering, przeszliśmy do kompletowania podwykonawców, aby zrealizować harmonogram naszej imprezy.
1) welcome coffee
2) powitanie gości + część oficjalna
3) część artystyczna
4) kolacja
5) część charytatywna
6) część mniej oficjalna
Pod uwagę musieliśmy wziąć następujące opcje:
⚫ konferansjer
⚫ DJ lub zespół
⚫ program artystyczny (magik, kabaret, standuper, akrobaci, tancerze lub tancerki, lub inne)
⚫ dodatkowe atrakcje (np. kasyno, fotobudka)
⚫ wykwintne napoje: degustacja wybornych trunków z całego świata lub open bar z obsługą
⚫ kwestie techniczne też są ważne: nagłośnienie, oświetlenie, scena, telebim,
⚫ materiały reklamowe (obrandowanie): zaproszenia, menu, winietki, rollupy, ścianka, logo z gobo).
Początkowo byliśmy sceptyczni nastawieni do wzięcia osoby prowadzącej (konfenansjera). Myśleliśmy, że taka osoba nie będzie nam potrzebna…. że jest to niepotrzebny koszt. Jednak nic bardziej mylnego. Bo dobry konferansjer to podstawa tego typu wydarzenia.
Do części charytatywnej wybraliśmy Dom Aniołów Stróżów z Katowic, gdyż los naszych regionalnych pociech jest szczególnie bliski. Podczas tej części przeprowadziliśmy również zbiórkę charytatywną i licytację, gdzie każdy mógł wziąć udział.
Jak widzisz, dla nas nie ma rzeczy niemożliwych. Wystarczy tylko
pyszne jedzenie
i odpowiednia organizacja!
eleganckie wyposażenie (krzesła, stoły, zastawy)
i odpowiednia organizacja!
Szybkie zapytanie
Zamów kontakt