Obiadydla pracowników a koszty? Co powinien wiedzieć przedsiębiorca?

Obiad dla pracownika to nie tylko przerwa na odpoczynek i naładowanie baterii. To również inwestycja w jego zdrowie, efektywność i zadowolenie z pracy. Z drugiej strony jest to bardzo często nie lada wydatek. W związku z tym dla wielu pracodawców niezwykle ważne jest zagadnienie „posiłki dla pracowników a podatek dochodowy”. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z księgowaniem, rozliczaniem oraz wpływami obiadów dla pracowników na dochód firmy.

Obiady dla pracowników i wydatki ponoszone na nie — najważniejsze informacje

Pracodawca może zapewnić zatrudnionym przez siebie osobom posiłki jako dofinansowanie zakupu we własnym zakresie, a także w formie opłacenia dań w stołówce lub restauracji bądź dostarczając do miejsca pracy obiady dla pracowników poprzez firmę cateringową.

Posiłki te mogą być przeznaczone dla wszystkich zatrudnionych, jak i tylko dla niektórych grup, np. osób pracujących w trudnych warunkach, w związku z czym przysługuje im posiłek regeneracyjny. Kupując obiady dla podwładnych, warto dokumentować wydatki ponoszone w związku z tym, np. fakturami, rachunkami lub paragonami fiskalnymi. Zgodnie z prawem ewidencja wydatków związanych z posiłkami pracowniczymi powinna być przechowywana przez okres 5 lat.

Posiłki dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Obiady dla pracowników mogą być księgowane jako koszty, na podstawie faktury. W przypadku zakupu posiłków dla pracowników w stołówce firmowej lub restauracji, wydatki te powinny być księgowane w księdze rachunkowej jako koszty działalności operacyjnej.

Gdy pracodawca oferuje dofinansowanie zakupu posiłków we własnym zakresie przez pracownika, wydatki te powinny być zaksięgowane jako koszty administracyjne.

Warto jednak zaznaczyć, że prawo określa, jakie warunki powinny być spełnione, aby posiłki dla pracowników mogły być uznane jako koszty uzyskania przychodu, a co za tym idzie, stanowiły możliwość do zmniejszenia dochodu, który podlega opodatkowaniu. Jakie to warunki?

Obiady dla pracowników a podatek dochodowy — kiedy obiad pracowniczy zmniejsza kwotę do opodatkowania?

W Polsce wydatki na zakup posiłków dla pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że spełnione są następujące przesłanki:

• wydatki muszą być ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów; posiłki dla pracowników muszą być związane z wykonywaną przez nich pracą, np. posiłki dla pracowników pracujących w systemie zmianowym lub w godzinach nocnych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, ponieważ przyczyniają się do poprawy efektywności i wydajności;
• wydatki muszą być racjonalne i gospodarczo uzasadnione — adekwatne do potrzeb pracowników, nie mogą być nadmierne;
• wydatki nie mogą być wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jako wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Wśród nich wskazane są m.in. wydatki na reprezentację.

Co ważne, gdy wartość posiłku przekracza kwotę 8,70 zł, pracodawca ma obowiązek naliczenia pracownikowi przychodu z tytułu tego świadczenia, które zgodnie z polskim prawem jest opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Czy w koszty mogą być zaliczone tylko posiłki dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę?

Posiłki pracownicze mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów dla wszystkich pracowników, bez względu na rodzaj umowy, jaką posiadają. Wynika to z faktu, że przepisy prawa podatkowego nie uzależniają możliwości zaliczenia posiłków pracowniczych do kosztów uzyskania przychodów od rodzaju zatrudnienia.

W praktyce najczęściej posiłki w pracy są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów dla pracowników zatrudnionych w systemie zmianowym lub w godzinach nocnych. Są oni szczególnie narażeni na stres i zmęczenie, dlatego posiłki pracownicze mogą przyczynić się do poprawy ich efektywności pracy.